Digitaliseret regnskab – lige før nedlukning af Danmark

Som alle andre i Danmark, var medarbejderne hos Karakter ApS fuldstændig uvidende om fremtidens begivenheder den 10. marts 2020, dagen før nedlukningen af Danmark. Den onsdag sad de til opstartsmøde med Keepers om det nyetablerede samarbejde om håndtering af økonomifunktionen.

Digitale systemer var blevet klargjort, alle aftaler faldt på plads, og arbejdet med at overgå til et digitalt setup på økonomifronten blev skudt i luften. Samme dag blev alle fysiske bilag uploadet til de digitale systemer. Førhen var bilagsprocessen hos Karakter sådan, at alle fakturaer blev printet, indtastet og bogført – en manuel og langsommelig proces. Nu skulle fakturaerne i stedet uploades til Corpay One, som gjorde det muligt for flere at uploade, godkende og håndtere fakturaerne – trods geografisk afstand i en tid, hvor hjemmearbejde blev hverdagen for mange.

Og så kom dagen, hvor alt lukkede ned. Den 11. marts 2020. Mange blev sendt hjem, og ikke-digitaliserede virksomheder måtte omstille sig i en fart for at kunne fortsætte arbejdet. Og fordi Karakter lige netop havde arkiveret de fysiske papirer i et digitalt setup i samarbejde med Keepers, kunne arbejdet med håndtering af økonomifunktionen fortsætte ufortrødent. Business as usual – nu bare digitalt og smartere.

På udkig efter en stærk samarbejdspartner på økonomiområdet med digitalt fokus

Karakter havde i noget tid ledt efter en partner på økonomiområdet, der var lige så klar på digitalisering, som dem selv, og derfor blev de anbefalet Keepers af deres statsautoriserede revisor, som havde kendskab til Keepers fra andre samarbejder.
”Vores automatiseringsgrad i vores økonomistyring er høj, hvorfor vi havde brug for en partner, der havde samme øje for automatisering. Det viste Keepers sig i særdeles høj grad at være, hvorfor samarbejdet hurtigt blev en realitet.” – Kim Mekawi Partner & CFO hos Karakter ApS.

Fuld outsourcing – alting kører over fuld forventning

Karakter ApS havde allerede en outsourcingsløsning, før de tog kontakt til Keepers – dog hvor konsulenten sad fysisk på kontoret et par gange om ugen. Og hos Karakter var man da også lidt forbeholden overfor ideen om fuld outsourcing uden fast, fysisk fremmøde.
”Det var faktisk den eneste nervøsitet, vi havde med Keepers, da løsningen, som Keepers lagde op til, var en fuld outsourcing. Men også her viste samarbejdet sig meget positivt overraskende, for alting kører over al forventning.”

Enorm tidsbesparelse på interne ressourcer

Keepers håndterer i dag al bogføring, løn, afstemning og månedlig rapportering – og det har været en kæmpe fordel at få digitaliseret processerne og de forskellige workflows i økonomifunktionen, ikke mindst i en tid som denne.

”Vi oplever, at alle opgaver med og aspekter af bogføringen håndteres smertefrit og professionelt – til trods for en relativt kompleks bogføringsmodel og en udenlandsk partner, der kræver rapportering i henhold til den amerikanske standard US-GAAP. Det har ført til en enorm tidsbesparelse på vores interne ressourcer, der nu kan bruges på udvikling af virksomheden i stedet.”