Share

24.02 2021 af Kristina Scharff

Derfor skal du som bogholder overveje Outlay til udlægshåndtering

Copy of Case story Regstrup Bogholderi-High-Quality

”Brugerne slipper for at samle kvitteringerne sammen og aflevere dem fysisk. Det betyder, at bogføringen nu er opdateret meget hurtigere, end det var tidligere. Samtidig er det et stort plus, at jeg kan sætte kategorier op i Outlay, som passer til de typiske indkøb, som brugerne foretager.” – Susanne Lendal, ejer af Regstrup Bogholderi.

Fysiske bilag gør udlægshåndteringen tidskrævende og dyrere for kunderne
Førhen scannede kunderne kvitteringerne ind og sendte dem på mail, hvorefter Susanne behandlede dem, lagde dem ind i økonomiprogrammet, konterede og bogførte. Nogle kunder afleverede endda bilag på den helt old-school facon i papirform, hvorefter de blev sat i ringbind og blev bogført.

For de kunder, der havde rigtig mange kvitteringer og dankortkøb eller kontantkøb, blev det en langsommelig og ikke mindst dyr proces. Derfor søgte Susanne efter en løsning, der kunne hjælpe både hende og kunderne med at lette håndteringen af kvitteringer, og her fik hun øjnene op for Outlay.

”Jeg fik en af dem, der afleverede bilag i papirformat til at hjælpe mig med at teste, om systemet fungerede for både ham og mig. Og da det gjorde det, så valgte vi, at alle fra den organisation skulle bruge Outlay.”

Susanne Lendal_Regstrup Bogholderi

Det er brugervenligt for mine kunder og for mig som bogholder
For Regstrup Bogholderi var det afgørende, at løsningen var brugervenlig og let tilgængelig for både hende og kunderne, og hun mærker stor tilfredshed hele vejen rundt.

”Jeg oplever, at brugerne er glade for, at de løbende kan følge med i, hvor meget de har brugt i hver kategori. Det gør det nemt for dem at følge deres budget. Samtidig er det nemt, at det er en app, hvor de bruger deres telefon, og telefonens kamera til at lægge alle oplysningerne ind, da de jo altid har den lige ved hånden. Som bogholder bruger jeg primært desktopversionen, hvor jeg nemt kan skifte imellem de forskellige virksomheder. Opsætningen er ret ligetil, og integrationen til e-conomic fungerer rigtig godt. Det var en vigtig del af mine overvejelser.

Afdelinger, projekter og kategorier – udlæggene lander altid de rigtige steder i e-conomic
En anden vigtig faktor i overvejelserne om en smartere løsning til udlægshåndtering, var muligheden for at håndtere dimensioner, herunder afdelinger, projekter og kategorier –  og det kunne Outlay også levere.

”Så snart en bruger har lagt et bilag ind, er der sat en afdeling på – og det følger med over i økonomiprogrammet. Brugerne kan også nemt vælge en kategori, som rent faktisk siger dem noget, og bagom systemet har jeg så sat kategorien op til den finanskonto, som udlægget skal havne på. Så lander udlæggene altid korrekt, og det gør processen meget nemmere.”

Vidste du, at Outlay er gratis for op mod 50 bilag årligt?
Har din virksomhed samlet set færre end 50 udlæg om året, er Outlay fuldstændig gratis, uanset hvor mange bruger du kobler op på aftalen over tid. Som bogholder giver det derfor rigtig god mening at få startet dine kunder op i Outlay og prøve det af.

Har virksomheden op til 1500 udlæg om året, kan du opgradere til Enterprise for kun 459 kr. om måneden. Der er ubegrænset antal brugere og gratis support med i begge abonnementer.

Kontakt support@outlay.com, hvis du vil høre mere om, hvordan du kommer i gang med Outlay.